Kalikos \ HALLITUS \ KOKOUS 7.8.2004
Kalikos

Hallituksen kokous 7.3.2004

Aika 7.3.2004 kello 21.03-23.28.
Paikka #kalikos

Hallituksesta läsnä:
Juha Ratilainen
Eetu Mäkelä
Sampo Koistinen
Matti Järvinen
Olli Kantola
Topi Salmi
Matias Rasi

Muut kokoukseen osallistuneet:
Ilona Mäkinen
Jukka Pohjosaho
Timo Raivonen

1. Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 21.03.

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Hallituksen järjestäytyminen

3.1. Varapuheenjohtajan valinta

Varapuheenjohtajaksi valittiin Eetu Mäkelä.

3.2. Rahastonhoitajan valinta

Rahastonhoitajaksi valittiin Olli Kantola.

3.3. Muiden toimihenkilöiden valinta

Sihteeriksi ja tiedottajaksi valittiin Matti Järvinen. Toimenkuvaan kuuluu pöytäkirjojen laatiminen ja jäsenistölle tiedottaminen.

Päätettiin valita pr-vastaavaksi Sampo Koistinen. Pr-vastaavan toimenkuvaan kuuluu yhteyden pitäminen muihin seuroihin ja järjestöihin, esimerkiksi pyytämällä niitä laittamaan linkkilistaansa Kalikoksen sivulle johtavan linkin.

Kalikoksen www-sivujen ylläpitäjinä jatkavat Eetu Mäkelä ja Matti Järvinen.

Tukien hakemiselle ei katsottu tarvittavan erityistä vastuuhenkilöä. Puheenjohtaja Juha Ratilainen vastaa tukiasioiden selvittämisestä.

4. Jatkon kokouskäytännöistä

Jatkossa hallitukseen kuulumattomien Kalikoksen jäsenten täytyy pyytää puheenvuoroa varapuheenjohtajalta ennen kuin saavat osallistua hallituksen kokoukseen. Jos tarvetta tulee, voi hallitus ottaa jäseneltä voicet pois ja säätää kanavalle Moderated-asetuksen, joka estää henkilöä häiritsemästä kokousta.

Hallituksen jäsenten ei tarvitse pyytää erikseen puheenvuoroja.

5. Kannatusjäsenten aseman muuttaminen

Todettiin, että Kalikoksen nettisivuille on korjattu kannatusjäsenten tietoja. Viittaukset ilmaiseen tai halvempaan sisäänpääsyyn Kalikoksen tapahtumiin päätettiin poistaa, koska niillä ei ole ollut käytännön merkitystä.

Päätettiin, että Kalikoksen kannatusjäsenyys on tarkoitettu niitä varten, jotka haluavat rahallisesti tukea yhdistyksen toimintaa ja saada tietoa Kalikoksesta tai Gloranthasta. Alennuksia kannatusjäsenille ei tarjota. Kannatusjäsenen liittymistä helpotetaan siten, että joku hallituksesta toimii suosittelijana, eikä hänen tarvitse kuulua mihinkään peliporukkaan.

Päätettiin, että Sampo tekee jäsenlomakkeen, jota voidaan paperisena tarjota tapahtumissa, joihin Kalikos osallistuu. Lomakkeeseen merkitään selkeästi tietoa jäseneduista, jäsenmaksujen suuruuksista ja jäsenyystyypeistä. Lisäksi annetaan tapahtumien yhteydessä suullista henkilökohtaista neuvontaa jäsenyydestä.

Nuorisojäsenet saavat yhdistyksen lehden suhteen samat edut kuin täysjäsen eli ilmaisen lehden tai lehden alennettuun hintaan. Tämä muutetaan Kalikoksen nettisivuille.

6. Maksamattomat jäsenmaksut

Päätettiin pitää periaatteena, että jos jäsenellä on kaksi jäsenmaksua rästissä, häntä pyydetään maksamaan ne. Jos hän ei kohtuullisen ajan kuluessa maksa rästejä, hallitus joutuu erottamaan hänet. Jos jäsenellä on yksi jäsenmaksu maksamatta, hänelle ilmoitetaan asiasta ja häntä pyydetään maksamaan.

Jos yksikin jäsenmaksu on rästissä, jäsen on passiivinen jäsen eikä saa The Zin Letters -lehteä. Hallitus pitää huolen siitä, etteivät jäsenmaksun laiminlyöneet jäsenet saa lehteä tai muita jäsenetuja.

Päätettiin, että jäsenille lähetetään viikon sisällä kokouksesta kirje, jossa ilmoitetaan vuosikokouksen päätöksistä, Kalikoksen suunnitelmista ja jäsenmaksuasioista. Olli laatii kirjeeseen jäsenmaksuosion ja Matti loput. Tämän vuoden jäsenmaksun ja vanhojen rästimaksujen maksamiseen annetaan maksuaikaa 15.4.2004 asti. Sen jälkeen hallitus erottaa ne, joilla on vielä kaksi jäsenmaksua rästissä.

7. The Zin Letters #1, 2 ja jäsenmaksu

Päätettiin, että Kalikokseen liittyvä uusi jäsen saa valita, haluaako hän heti The Zin Lettersin numeron yksi vai odottaako hän numeron kaksi valmistumista. Tämä valintamahdollisuus merkitään Kalikoksen nettisivuilla olevaan sähköiseen liittymislomakkeeseen ja jäsenrekisteriin merkitään, kumman lehden jäsen on valinnut.

Jäsen ei saa toista lehteä automaattisesti, jos hän valitsee numeron yksi; toinen numero täytyy tilata erikseen. Tästä valinta-asiasta tiedotetaan jäsenistölle. Numeron yksi valinta on mahdollista vain niin kauan kuin Kalikoksella on varastossa kyseistä lehteä. Todettiin, että Kalikoksella on The Zin Letters numero yhtä vielä noin 80 kappaletta.

8. Seuraavan tapaamisen suunnittelu

8.1. Tentacles 2004

Todettiin, että Tentacles-tapahtuma pidetään 28.-31.5.2004 Saksassa. Matkatukia ei luultavasti saada, mutta Eetu on lähdössä tapahtumaan ja hänet valittiin selvittämään mahdollisuutta Kalikoksen yhteismatkaan. Eetu laatii hinta-arvion ja välittää sen Matille, joka tiedottaa siitä jäsenille.

8.2. Yleistä Kalikoksen järjestämien tapahtumien rakenteesta

Keskusteltiin kokouksen rakenteen uudistamisesta ja siitä, pitäisikö Kalikoksen tapahtumissa olla lainkaan roolipelejä. Todettiin, että roolipelejäkin halutaan, mutta ne voisi pyrkiä sijoittamaan ajallisesti siten, että kaikilla riittäisi tekemistä. Päätettiin siirtää asian harkinta lähemmäksi syyskokousta, kun kokouksen rakenne on ajankohtaisempi.

Keväälle tai kesälle on suunniteltu saunailtaa Helsinkiin. Kyseessä olisi yhden illan paikkakunnallinen tapahtuma. Sampo järjestää sitä ja laittaa Matille tietoa, kun aika ja paikka varmistuvat.

Matti ottaa selvää lehtiprojektin postituslistalta, kuinka moni olisi kiinnostunut lehtiprojektin jäsenten tapaamisesta, joka järjestettäisiin piakkoin.

8.3. Ropecon

Seuraava Suomessa järjestettävä suuri tapahtuma, johon Kalikos osallistuu, on heinäkuussa pidettävä Ropecon. Puhetta on ollut siitä, että Kalikos voisi edistää mahdollisuutta saada Greg Stafford vieraaksi Ropeconiin. Päätettiin, että pr-vastaava Sampo ottaa yhteyttä Ropeconin järjestäjiin mahdollisuudesta saada Greg Stafford Ropeconiin. Kalikos voi tarjota Ropeconin järjestäjille yhdyshenkilön, joka opastaisi Greg Staffordia.

9. Vuosikokouksen dokumenttien tarkistaminen

Vuosikokouksen dokumenttien tarkistaminen siirrettiin seuraavaan hallituksen kokoukseen, jotta hallituksen jäsenet ehtisivät rauhassa perehtyä dokumentteihin.

10. Muut esille tulevat asiat

Muita esille tulevia asioita ei ollut.

11. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 23.28.

Uutiset 

Yhdistys 
Jäsenyys 
Tiedotus 
Säännöt 
Hallitus 

Toiminta 
Tapahtumat 
Foorumi 

Materiaali 
HeroQuest 
The Zin Letters 
Julkaisut 
Kuukauden tarina 
Käännöksiä 
Linkkejä 

Yhteystiedot 
Statistiikka 

[ tulostettava
[ English